ISO9001の効果的かつ効率的な運用には、適切なITツールの活用が不可欠です。
ISO9001は、組織の品質管理を強化する為の強力なフレームワークですが、その運用を手動で管理する場合、業務負担が大きくなる事があります。 これを解決する手段として、専用のITツールを導入する事で運用の効率化と効果的な管理が実現可能です。
この記事では、ISO 9001（品質）、14001（環境）、27001（ISMS）の運用を支援・効率化するITツール「ISOナビ」の特長と、その活用から得られる具体的な効果についてご紹介します。
１. 「ISOナビ」の特長
「ISOナビ」は、ISO 9001等の運用に特化したITツールであり、以下の主要機能を提供します：
(1) 見やすい文書管理機能
- 業務手順書や品質マニュアルなど、ISO関連文書の管理を効率化。
- 「**マニュアル」「**規定」「**様式」など、マネジメントシステムに関連する文書は３､４階層になる事が通常です。 この文書の関連性を簡単に閲覧、記録作成が可能になります。
（階層の作り込みを工夫する事で、より使い易くする事が可能） - バージョン管理機能により、常に最新の文書を正確に共有可能。
(2) 内部監査支援
- 内部監査の計画立案から実施記録までを一元管理。
- 監査結果のエビデンスをデジタルで保存し、トレーサビリティを容易化。
- 是正処置の進捗状況をリアルタイムで確認可能。
(3) リスク管理と是正処置
- 不適合事項を登録し、是正処置を自動的にトレース。
- CAPA（是正処置・予防処置）プロセスの進捗を視覚的に把握できる。
- リスクマトリックスを用いたリスク評価と対策の一元化。
(4) トレーサビリティの確保
- 対応履歴の記録機能により、監査時のトレーサビリティを強化。
- 対応済み・未対応の課題を一目で確認できるダッシュボード機能。
(5) スマート通知とレポート作成
- タスクや期限のリマインダー通知で対応漏れを防止。
- 監査レポートや改善提案を生成し、報告業務を効率化。
◎ 詳細な機能等については、公式サイト（ https://isonavi.jp/index.html#top ）をご参照下さい
２. ITツール「ISOナビ」も活用した運用支援
ISO 9001を初めて取得する企業にとって、規格の要求事項を理解し、それを自社業務に落とし込む事は大きな挑戦です。 ここで役立つのが ISOナビの機能を活用した効率的な運用支援です。
以下が主なステップです：
(1) 企業独自のQSR構築
- ISOナビテンプレートの活用：
- ISONAVIには、ISO 9001の要求項目がリスト形式でテンプレートに組み込まれています。
- このテンプレートを活用し、ISO 9001ハンドブックなどを参考にしながら各要求項目に対応する自社独自の要件（QSR）を記載します。
- こうする事で、ISO標準を理解しつつ自社に適した運用基盤を効率的に整備します。
- 具体的な成果：
- 要求項目毎の対応状況や課題を明確化し、PDCAサイクルを通じた改善活動を記録・フォローする事が可能になります。
- これにより、日常の記録事項や課題フォローがスムーズに展開され、ISOの運用が企業文化として定着します。
(2) 要求事項の詳細理解を支援
- ISOハンドブックなどを活用し、ISO 9001要求項目の詳細を経営層や従業員に分かりやすく解説。
- 規格の意義や目的を共有し、社員全体で共通認識を持つ事を目指します。
(3) 継続的改善の仕組みを構築
- 定義したQSRを基に ISOナビを活用して結果や課題を記録し、不適合事項や改善活動を追跡します。
- 内部監査や外部監査への対応を効率化し、ISO取得後も有益な運用が続けられる仕組みを整備します。
3. ITツールを活用した効率的な運用
ISOナビは、ISO 9001運用を効果的に支援するツールとして、以下の機能を提供します：
(1) 文書管理の効率化
- 業務手順書や記録を一元管理し、最新の文書を即座に共有可能。
- 版数管理や権限設定により、適切な文書管理を実現します。
(2) 監査と是正処置の追跡
- 内部監査や不適合事項の是正処置を一元管理し、リアルタイムで進捗を可視化。
- データに基づいた改善活動を支援し、監査準備の負担を軽減します。
(3) PDCAサイクルの徹底
- 各プロセスの進捗状況をISOナビ上で記録・追跡できます。
- 継続的な改善活動をデータで裏付け、運用の効果を高めます。
4. 提供する主な支援内容
(1) ISO 9001規格取得支援
- 現状分析とギャップアセスメント
- 必要な文書や記録の作成と導入サポート
(2)運用定着支援
- QMSの運用開始後のフォローアップ
- 継続的改善のプロセス構築
(3)企業独自のQSR構築
- ISOナビテンプレートを活用し、ISO標準を企業の業務に合わせてカスタマイズ
- 現場に適した具体的な手順書やルールを作成
(4)ITツールの活用支援
- 業務プロセスのデジタル化と効率化
- 文書管理・監査支援ツールの導入と運用サポート
5. 最後に
ISO 9001の取得と運用は、企業の品質管理体制を強化し持続可能な成長を実現する大きな一歩です。ISOナビの活用を通じて、効率的に運用を進めながら企業文化に合った品質マネジメントを共に構築していきましょう。
私達は企業のビジョンを尊重しながら共に課題を解決し、成功を目指す伴走者でありたいと考えています。